Para o sucesso de um evento, o local escolhido será provavelmente um dos fatores de maior determinantes. A escolha do local está longe ser fácil. São muitos aspectos a ter em conta, desde a localização, as condições do espaço e a segurança, entre muitos outros.

1. Em que zona do país vai ser o seu evento?

O local do evento é importante pois assim delimita a área a para a escolha do espaço. Deste modo já reduzimos o número de espaços. Veja a dica seguinte que vai ainda delimitar mais.

2. Quantas pessoas vai ter o seu evento? Que espaços têm essa capacidade?

Evite apertos! Primeiro por uma questão de segurança, segundo, por uma questão de conforto. A primeira questão levantada na escolha de um evento é definir uma média do número de pessoas esperado.

3. Verifique a segurança do espaço

Obviamente, você deve escolher um local seguro para o seu evento. Preze pela segurança dos seu convidados. Não tenha receio em contratar segurança, caso seja necessário. A dimensão do seu público irá ter influencia neste ponto. Verifique também o estado do espaço de conservação do espaço onde você realizará o seu evento. Verifique questões como saídas de emergência, extintores e outros itens de segurança.

4. Acessibilidade

Questões como espaço para estacionamento para convidados, pontos de táxi e de autocarros próximos são itens que além de influenciarem a segurança do seu evento, também são importantes no item acessibilidade.

Se o local não é fácil de encontrar ou não é tão conhecido, faça um mapa do local do evento em que sugira os melhores caminhos para chegar ao espaço. Defina também os locais de estacionamentos – caso existam – e linhas de autocarros para facilitar o acesso ao local. Envie essas informações através dos convites, flyers, redes sociais ou outro canal de comunicação que chegue até o seu convidado.

Importante reter que os equipamentos necessários para o evento não podem estar a chegar na mesma altura que os convidados. Além de ser deselegante oferece riscos de acidentes. Então, verifique se o local disponibiliza um local de carga e descarga. Caso não exista, você deve definir qual será essa entrada alternativa para passagem de equipamentos.

Faça um evento inclusivo. Não esqueça de verificar também o grau de acessibilidade aos portadores de deficiência: rampas, elevadores, pista de sinalização.

5. Peça o alvará de funcionamento do local

Evite transtornos e problemas com a fiscalização. Além de também ser uma questão de segurança para o seu evento, o alvará de funcionamento, garante a qualidade do espaço.

6. Condições sanitárias

Antes de fechar o espaço para o seu evento, verifique as condições sanitárias. Verifique se os WC se encontram em condições e se são em número suficiente para o seu numero de convidados/publico. Como está a cozinha? O ambiente é limpo e cuidado? Esses itens são básicos para definir o local para realização do seu evento.

7. O seu evento irá decorrer num local aberto ou um local fechado?

Verifique a previsão do tempo! Bom, isso deve ser a primeira coisa a ser feita. A nossa dica é: nunca tenha um espaço exclusivamente fechado ou exclusivamente aberto. Para espaços muito abertos, alugue toldos ou tendas, além de proteger da chuva, também pode proteger do sol, caso o seu evento aconteça durante o dia. Em locais fechados, dê preferência a espaços que oferecem alguma área aberta. O seu evento pode ter fumadores é sempre bom ter um área ao ar livre.

8. Camarim, espaço para produção e palco?

Se no seu evento precisar destes itens ficam as dicas. Os camarins devem oferecer conforto. Devem ser climatizados e ter WC exclusivo. O espaço para produção deve ser uma área fechada, onde seja possível guardar materiais de forma segura e instalar equipamentos como computadores e telefones.

Se o seu evento tiver um palco, verifique as dimensões do espaço para montagem da estrutura. Não se esqueça de verificar as condições da rede elétrica. Talvez seja precisa alugar um ou dois geradores. Veja a quantidade de tomadas, voltagem (110v ou 220v), necessidade de cabos e outros elementos. Preocupe-se também com a acústica. Faça um estudo detalhado para atingir os melhores resultados.

9. Decoração e ambientação.

Por mais que você encontre um espaço interessante e que precise de pouca coisa para decorar, preocupe-se com o ambiente do evento. Crie uma cenografia que dê uma marca ao seu evento. Faça com que o público reconheça o estilo da sua festa.

10. O local deve conter características do seu público

Ou seja, não vamos querer fazer um evento religioso em uma casa noturna. Ou um evento Fun e infantil num palacete fechado.

10. Veja que factores extra o espaço tem

Rede Wi-fi? Equipamento de som, equipa técnica, de apoio ou algo do tipo? Faça essas perguntas e defina bem no contrato o que já está incluido no aluguer do espaço e o que deve ser contratado por fora.